El Real Decreto 933/2021 explicado para alojamientos

Qué es el Real Decreto 933/2021

El Real Decreto 933/2021 regula las obligaciones de registro documental e informático de las personas físicas o jurídicas que ejercen actividades de hospedaje y de alquiler de vehículos a motor. En términos prácticos, es la norma que define qué datos debe recabar un alojamiento sobre sus huéspedes, cómo comunicarlos a las autoridades y cuánto tiempo conservarlos.

El decreto moderniza y amplía el régimen anterior del registro de viajeros. Su cumplimiento se articula a través de la plataforma SES Hospedajes del Ministerio del Interior, que sustituye a los antiguos partes en papel por una comunicación telemática centralizada.

La finalidad de la norma es de seguridad ciudadana: dotar a la Guardia Civil y a la Policía Nacional de información sobre quién se hospeda en cada establecimiento. No es una norma fiscal ni turística, y por eso su incumplimiento se sanciona en el marco de la seguridad ciudadana.

A quién obliga

La norma obliga a la práctica totalidad de los establecimientos de hospedaje: campings, áreas de autocaravanas, hoteles, hostales, pensiones, casas rurales, apartamentos turísticos y viviendas de uso turístico. También alcanza a las plataformas e intermediarios que gestionan reservas de alojamiento y, en el ámbito del transporte, a las empresas de alquiler de vehículos a motor.

No existe un umbral mínimo por tamaño: un gran camping y una casa rural con dos habitaciones están igualmente obligados. La responsabilidad recae siempre sobre el titular de la actividad, aunque delegue la gestión diaria en terceros.

Qué datos exige registrar

El decreto amplió notablemente la información a recabar respecto al modelo anterior. Se agrupan en tres bloques: datos identificativos del viajero (nombre y apellidos, sexo, documento, fecha de nacimiento, nacionalidad), datos de contacto (domicilio, teléfono, correo electrónico) y datos de la transacción (fechas de la estancia, número de viajeros, referencia de la reserva y datos del pago, incluido el medio empleado).

La inclusión de los datos de contacto y de pago es una de las novedades que más sorprende a los alojamientos que venían del régimen previo, en el que bastaba con anotar los datos personales del huésped. Recabar toda esta información en el momento de la reserva o del check-in es la forma más cómoda de no dejarse nada.

Plazos y conservación

La comunicación de los datos a SES Hospedajes debe realizarse en un plazo máximo de 24 horas desde la formalización de la reserva o del contrato, y en todo caso al inicio de la estancia. Además, los registros deben conservarse durante tres años a disposición de las autoridades.

Estas dos exigencias —comunicar en 24 horas y conservar tres años— son las que hacen inviable gestionar el registro con un cuaderno. Un sistema digital cumple ambas de forma natural: envía en plazo en cuanto el viajero completa sus datos y guarda el histórico ordenado por reserva.

Qué cambió respecto al modelo anterior

Antes del decreto, muchos alojamientos gestionaban el registro con el libro de viajeros en papel y una comunicación más limitada de datos. El RD 933/2021 introduce tres cambios de fondo. Primero, amplía la información: además de los datos personales del huésped, ahora hay que recabar datos de contacto y datos de la transacción, incluido el pago.

Segundo, digitaliza y centraliza la comunicación a través de SES Hospedajes, sustituyendo los envíos dispersos por una plataforma única. Tercero, formaliza plazos y conservación: 24 horas para comunicar y tres años para conservar los registros. En conjunto, el nuevo régimen es más exigente y difícil de sostener con métodos manuales.

Sanciones por incumplir el RD 933/2021

No registrar a los viajeros, comunicar fuera del plazo de 24 horas o transmitir datos incompletos o erróneos son conductas sancionables en el marco de la normativa de seguridad ciudadana. Las multas recaen sobre el titular de la actividad de hospedaje y su cuantía depende de la gravedad y de la reincidencia.

Como el incumplimiento suele ser involuntario —un parte que se retrasa en temporada alta, un dato mal transcrito—, la mejor prevención es que el proceso no dependa de la memoria de nadie. Un sistema que comunica automáticamente en plazo y conserva el histórico reduce a cero ese tipo de descuidos.

Cómo cumplir el RD 933/2021 sin papeleo

La vía más eficiente es digitalizar el check-in: el huésped introduce sus datos y escanea su documento desde el móvil antes de llegar, y el sistema comunica el parte a SES Hospedajes automáticamente dentro del plazo. Se acaban las transcripciones a mano, los partes traspapelados y el riesgo de superar las 24 horas.

Con CamparkBook, el check-in online captura los datos exigidos por el decreto, realiza el envío a SES Hospedajes y conserva el registro, mientras los mismos datos sirven para preparar la información del INE. Así, cumplir el RD 933/2021 deja de ser una tarea manual y se convierte en algo que ocurre solo con cada reserva.