Parte de viajeros: qué es y obligaciones del alojamiento

Qué es el parte de viajeros

El parte de viajeros es el documento con el que los establecimientos de hospedaje comunican a las autoridades los datos de las personas que se alojan en ellos. Históricamente se rellenaba en papel y se custodiaba en el establecimiento; en la actualidad se tramita de forma digital a través de la plataforma SES Hospedajes del Ministerio del Interior.

Su finalidad es de seguridad ciudadana: permite a la Guardia Civil y a la Policía Nacional conocer quién se hospeda en cada establecimiento y en qué fechas. No es un trámite fiscal ni estadístico, sino una obligación de seguridad, y por eso su incumplimiento se sanciona en el marco de la normativa de seguridad ciudadana.

Aunque muchos alojamientos siguen llamándolo "el parte", hoy no se trata de un papel que se archiva, sino de una comunicación telemática. El concepto es el mismo —informar de quién se aloja— pero el canal y las obligaciones asociadas han cambiado con el Real Decreto 933/2021.

Quién está obligado a presentar el parte de viajeros

La obligación alcanza a la práctica totalidad de los alojamientos turísticos: campings, áreas de autocaravanas, hoteles, hostales, pensiones, casas rurales, apartamentos turísticos y viviendas de uso turístico. También a las plataformas e intermediarios que gestionan reservas de alojamiento y, en el ámbito del transporte, a las empresas de alquiler de vehículos a motor, que tienen obligaciones equivalentes.

No hay un umbral mínimo por tamaño: un camping con cientos de parcelas y una casa rural con dos habitaciones están igualmente obligados. Lo que cambia es el volumen, no la obligación. Precisamente por eso los alojamientos pequeños, que no siempre tienen personal de recepción dedicado, son los que más se benefician de automatizar el proceso.

La responsabilidad recae siempre sobre el titular de la actividad de hospedaje, aunque delegue la gestión en un tercero. Es decir, contratar a alguien para que lleve las reservas no traslada la responsabilidad legal: el obligado sigue siendo el establecimiento.

Qué datos incluye el parte

El parte incluye tres tipos de información. Los datos identificativos del viajero: nombre y apellidos, sexo, tipo y número de documento, fecha de nacimiento y nacionalidad. Los datos de contacto: domicilio, teléfono y correo electrónico. Y los datos de la estancia y del pago: fechas de entrada y salida, número de viajeros, referencia de la reserva y medio de pago utilizado.

Deben constar todos los viajeros adultos, no solo quien hace la reserva. En el caso de los menores, se registran junto a los datos de la persona con la que viajan y su relación de parentesco. Es responsabilidad del alojamiento recabar esta información completa y transmitirla en el plazo previsto.

Un matiz importante es que los datos del pago también forman parte del parte: medio utilizado, titular y, cuando procede, identificación de la tarjeta o cuenta. Esto sorprende a muchos alojamientos que venían del modelo antiguo, donde solo se anotaban los datos personales. Capturar el pago dentro del mismo flujo de reserva evita tener que reconstruirlo después.

Diferencia entre el parte de viajeros y el informe del INE

Es habitual confundir el parte de viajeros con el informe del INE, pero son obligaciones distintas con finalidades distintas. El parte de viajeros es un registro de seguridad: identifica nominalmente a cada huésped y se comunica a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad a través de SES Hospedajes.

El informe del INE, en cambio, es estadístico y anónimo: no identifica personas, sino que agrega cifras de viajeros, pernoctaciones, procedencia y ocupación para elaborar las estadísticas oficiales de turismo. Un alojamiento puede tener que cumplir ambas cosas, pero no se sustituyen entre sí. La buena noticia es que ambas parten de los mismos datos de reserva y check-in, así que una herramienta que los capture bien sirve para las dos.

En qué plazo y cómo se envía

La comunicación debe hacerse en un plazo máximo de 24 horas desde la formalización de la reserva y, en todo caso, al inicio de la estancia. Los registros deben conservarse durante tres años a disposición de las autoridades. El envío se realiza de forma telemática a la plataforma SES Hospedajes, ya no en papel ni por fax.

En la práctica, cumplir el plazo a mano es la parte más complicada. En temporada alta, con muchas entradas concentradas, es fácil que algún parte se retrase si depende de que alguien lo teclee en el portal por la noche. Por eso la comunicación automática, disparada en cuanto el viajero completa su check-in, es la vía más segura para no incumplir.

Sanciones por no presentar el parte de viajeros

No presentar el parte, presentarlo fuera de plazo o hacerlo con datos incompletos o erróneos son conductas sancionables en el marco de la normativa de seguridad ciudadana, con multas económicas para el titular del alojamiento. El importe depende de la gravedad y de la reincidencia.

El riesgo no es puntual sino acumulativo: un establecimiento que gestiona el parte de forma irregular repite el problema en cada temporada. Automatizar el proceso convierte el cumplimiento en algo que ocurre solo, sin depender de que nadie se acuerde de hacerlo a tiempo.

Del papel a SES Hospedajes: qué ha cambiado

Durante décadas, el parte de viajeros fue un impreso en papel que el establecimiento rellenaba, custodiaba y, en algunos casos, entregaba periódicamente. Ese modelo dejaba mucho margen a los errores de transcripción, al extravío de hojas y a la dificultad de acreditar el cumplimiento cuando pasaba el tiempo.

Con el Real Decreto 933/2021 y la plataforma SES Hospedajes, el parte pasa a ser una comunicación telemática. Cambian tres cosas de fondo: se amplían los datos que hay que recabar (incluyendo datos de contacto y de la transacción o pago), se fija un plazo claro de comunicación de 24 horas y se establece un periodo de conservación de tres años. En la práctica, esto hace inviable seguir gestionándolo con un cuaderno y premia a quien digitaliza el proceso.

Para el titular del alojamiento, el cambio no es solo tecnológico sino de responsabilidad: ahora hay que demostrar que se comunicó en plazo y conservar el registro. Un sistema que envía automáticamente y archiva el histórico cubre las dos exigencias sin trabajo adicional.

Cómo cumplir sin papeleo

Digitalizar el check-in es la vía más cómoda: el viajero completa sus datos desde el móvil antes de llegar, escanea su documento y el sistema envía el parte automáticamente. Se acaban las colas en recepción, la transcripción a mano y el riesgo de pasarse de plazo.

CamparkBook integra este proceso con la reserva, de modo que el parte de viajeros sale solo, se envía a SES Hospedajes y queda registrado, mientras los mismos datos alimentan la información que necesitas para el INE. Un único flujo cubre la captura del dato, el cumplimiento de seguridad y la estadística, sin duplicar trabajo.